Wyzwanie

Dotychczasowy proces zarządzania zaproszeniami był w pełni manualny i opierał się na pracy w arkuszach Excel. Organizatorzy ręcznie przypisywali miejsca, tworzyli wiadomości e-mail i samodzielnie rozsyłali zaproszenia oraz bilety. Wieloetapowość tego procesu niosła ze sobą wysokie ryzyko błędów, opóźnień i braku kontroli nad statusem zaproszeń – szczególnie przy wydarzeniach na kilka tysięcy uczestników.

Nasze podejście

Rozpoczęliśmy projekt od dokładnej analizy istniejących problemów operacyjnych oraz potrzeb użytkowników systemu. Na tej podstawie zaplanowaliśmy strukturę danych oraz zestaw funkcjonalności, które automatyzują i usprawniają cały proces.

Zrealizowaliśmy pełen zakres wdrożenia:

• zaprojektowaliśmy strukturę UX,

• opracowaliśmy architekturę backendową,

• stworzyliśmy frontend użytkownika,

• zintegrowaliśmy system z platformą eBilet,

• oraz przygotowaliśmy narzędzia do tworzenia mapy miejsc, jak i przypisywania ich do konkretnych zaproszeń.

Zakres funkcjonalny

• tworzenie list zaproszeń i przypisywanie gości do konkretnych sektorów,

• masowa wysyłka e-maili z zaproszeniami na podstawie gotowych szablonów,

• możliwość potwierdzenia obecności przez odbiorców za pomocą indywidualnego linku,

• automatyczne wysyłki maili z potwierdzeniem zaakceptowanego zaproszenia,

• szybkie przypisywanie miejsc z poziomu edytowalnej mapy obiektu,

• masowa edycja i import zaproszeń z poprzednich wydarzeń,

• możliwość załadowania listy niezeskanowanych biletów i identyfikacji osób, które nie pojawiły się na wydarzeniu,

• funkcja eksportu wielu biletów do archiwum ZIP z odpowiednim nazewnictwem – rozwiązanie problemu losowych nazw plików po stronie bileterii.

Efekt końcowy

Dzięki wdrożeniu naszego autorskiego systemu klient znacząco ograniczył czas i ryzyko związane z obsługą zaproszeń. Proces, który wcześniej zajmował kilka dni i angażował wiele osób, został uproszczony do kilku kliknięć – z pełną kontrolą nad listami, miejscami i komunikacją z gośćmi. System działa stabilnie w warunkach dużej skali, usprawniając obsługę wydarzeń na największych arenach w Polsce.